5 conseils pour rédiger des courriels professionnels

Rédigé par Arthur le Apr 18, 2024

Tout d'abord, identifiez ce que vous voulez faire passer dans votre courriel. Posez-vous la question : Quel est le résultat que j'espère obtenir grâce à cet e-mail ? Qu'est-ce que je veux que le destinataire fasse ? Cela vous aidera à clarifier vos intentions. Ensuite, déterminez les destinataires de votre courriel. En général, évitez d'envoyer un message à toute une équipe si vous n'avez besoin de parler qu'à une ou deux personnes. De même, n'envoyez pas de copie conforme à votre patron pour tous les courriels qui ne nécessitent pas sa supervision. Adaptez votre ligne d'objet. Utilisez un verbe ou une expression pour indiquer l'action que vous souhaitez que le destinataire entreprenne, par exemple "Décision", "Action requise" ou "Retour d'information".

Lorsque vous rédigez votre message, commencez par l'action que vous souhaitez que le lecteur entreprenne. Enchaînez avec le contexte et terminez en indiquant que vous êtes à sa disposition pour répondre à ses questions. Incluez des éléments visuels tels que des puces, du texte en gras, de l'italique et des paragraphes plus courts. Précisez toujours le calendrier de l'action ou la date à laquelle vous souhaitez que le destinataire vous contacte. Indiquez la date de fin prévue pour la tâche, la demande ou le retour d'information.

Combien de temps passez-vous à rédiger des courriels, à y répondre et à les remettre en question ? Des études montrent que les travailleurs américains passent en moyenne deux à trois heures par jour à consulter leurs courriels professionnels et deux heures supplémentaires à consulter leurs courriels personnels. Dans d'autres pays, comme l'Inde et l'Australie, la tendance est similaire. Avec l'augmentation croissante des lieux de travail à distance et hybrides, cette fréquence - ainsi que la fatigue liée aux courriels, l'épuisement professionnel et l'insatisfaction au travail - s'accroît. Que pouvez-vous faire pour récupérer quelques heures de travail ? Si vous voulez passer moins de temps à vous tracasser avant d'appuyer sur "envoyer", vous devez vous améliorer dans la rédaction d'un message de qualité. En fait, cultiver cette compétence vous permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer votre réputation de personne réfléchie. Elle améliorera votre réputation de membre réfléchi de l'équipe et vous aidera à exprimer clairement vos idées, à accroître votre influence, à éviter les allers-retours inutiles et à faire avancer les choses.

5 conseils pour rédiger des courriels professionnels

Voici quelques règles de base qui vous permettront de rédiger des courriels clairs, concis et productifs.

Étape 1 : Identifiez ce que vous voulez faire passer dans votre courriel.

Avant de rédiger votre message, posez-vous la question suivante Quel est le résultat que j'espère obtenir grâce à cet e-mail ? Qu'est-ce que je veux que le destinataire fasse ? Par exemple, souhaitez-vous faire le point sur l'état d'avancement d'un projet ? Essayez-vous d'obtenir un rendez-vous individuel avec un membre de l'équipe ? Souhaitez-vous que les destinataires participent à votre enquête ? Conseil de pro : lorsque vous commencez à écrire, considérez vos mots comme l'appel à l'action que vous souhaitez que vos destinataires effectuent. Cet état d'esprit vous aidera à rédiger un message dont l'intention est claire.

Étape 2 : Modifiez votre liste de destinataires.

Avant de poser le stylo sur le papier (ou les doigts sur le clavier), sélectionnez soigneusement les personnes dont vous avez besoin pour obtenir le résultat que vous avez identifié. Si vous cherchez à planifier une réunion en tête-à-tête, par exemple, le destinataire requis sera évident. En revanche, si vous souhaitez obtenir une mise à jour de l'état d'avancement d'un projet, vous devrez peut-être faire preuve d'une plus grande réflexion lorsque vous établirez votre liste de destinataires. Posez-vous la question : Qui possède les informations que je souhaite obtenir ? Un seul membre de l'équipe pourra-t-il me les communiquer, par exemple un chef d'équipe ou un chef de projet ? Ou dois-je inclure plusieurs membres de l'équipe ? Dans ce cas, qui doit absolument être inclus ? Qui ne l'est pas ? Si vous souhaitez inclure quelqu'un juste pour information ou lui donner un CC pour qu'il reste dans la boucle, écrivez une courte note dans le fil de discussion lorsque vous ajoutez de nouveaux destinataires, afin que tout le monde soit dans le contexte. D'une manière générale, évitez d'envoyer un message à toute une équipe si vous n'avez besoin de parler qu'à une ou deux personnes. De même, n'envoyez pas de copie conforme à votre patron pour tous les courriels qui ne requièrent pas sa supervision. Le fait de savoir à qui s'adresse le courriel vous aidera à rédiger un message plus personnalisé. Conseil de pro : lorsque vous répondez à des courriels, choisissez par défaut "Répondre" plutôt que "Répondre à tous" afin de ne pas inonder inutilement les boîtes de réception des destinataires.

Étape 3 : Adaptez votre ligne d'objet.

À l'ère du défilement infini, la plupart d'entre nous parcourent rapidement le texte de leur boîte de réception et donnent la priorité aux messages auxquels il est essentiel de répondre. Vous avez besoin d'une ligne d'objet percutante pour que votre courriel soit remarqué. Un objet clair peut également servir d'"étoile polaire" et vous aider à rester sur la bonne voie lorsque vous rédigez le corps du message. Comment le rédiger ? Revenez sur le résultat que vous avez identifié à l'étape 1 et utilisez un verbe ou une expression pour indiquer l'action que vous souhaitez que le destinataire entreprenne. Cela lui donnera un aperçu de vos intentions avant qu'il n'ouvre le courriel. Utilisez des précurseurs tels que "Décision :", "Action requise :", "Retour d'information :" ou "Pour votre information :", en fonction du contexte du message. Voici quelques exemples de lignes d'objet fortes et faibles dont vous pouvez vous inspirer et que vous pouvez adapter à votre propre message : Exemple 1 : Vous souhaitez que votre patron prenne une décision sur votre proposition.

Faible : Nouvelle stratégie de marketing Fort : Décision requise : Nouvelle stratégie de marketing

Exemple 2 : Vous avez besoin d'une action de la part d'un membre de l'équipe pour respecter le délai d'un projet.

Faible : Mise à jour du projet Fort : Action requise : Information sur le projet requise avant 13 heures le mardi (16 août)

Exemple 3 : Vous souhaitez qu'un collègue vous fasse part de ses commentaires.

Faible : Note succincte de présentation Fort : Retour d'information : Note de synthèse

Étape 4 : Rédiger votre message.

Pour retenir l'attention de votre lecteur, votre message doit être aussi clair que votre ligne d'objet. Pour ce faire, le message doit être court et précis. Bien que la longueur exacte de votre courriel dépende de votre appel à l'action et du contexte nécessaire pour l'expliquer, votre objectif est de structurer l'information de manière à ce qu'elle soit facile à comprendre pour le lecteur. Commencez par l'action que vous souhaitez qu'il entreprenne, poursuivez en expliquant pourquoi vous avez besoin de cette action et terminez en lui indiquant que vous êtes à sa disposition pour répondre à ses questions. Des éléments visuels tels que des puces, du texte en gras, de l'italique et des paragraphes plus courts (de deux à trois phrases) peuvent faciliter la lecture rapide et l'assimilation de votre message. Exemple 1 : Faible Chère Pam, Je voulais attirer votre attention sur un certain nombre de problèmes que nous rencontrons avec notre système de gestion de contenu. Ils sont à l'origine d'une série de problèmes pour les membres de mon équipe.
Beaucoup d'entre nous ont des difficultés à se connecter au système. Après avoir saisi nos informations d'identification dans la fenêtre de connexion, il faut beaucoup de temps pour y accéder et l'écran se fige régulièrement ou s'éteint. Un membre du personnel m'a dit qu'il lui avait fallu 15 minutes pour se connecter et un autre m'a dit qu'il lui avait fallu près de 20 minutes pour se connecter.
En outre, lorsque le personnel se connecte, nous ne pouvons pas accéder à l'option "créer un brouillon". Lorsque nous cliquons sur cette option, nous sommes dirigés vers les messages "archivés" et nous ne savons pas comment résoudre ce problème. Tout cela provoque beaucoup de frustration parmi les membres de l'équipe. Je recommande donc que nous nous rencontrions pour identifier les raisons de ces problèmes et la manière de les résoudre. Je vous remercie, Jo Exemple 2 : Fort Chère Pam, Je vous demande de m'appeler aujourd'hui à 14 heures pour discuter de certains problèmes logiciels persistants liés à notre système de gestion de contenu, qui entraînent de nombreux retards pour mon équipe. Nous avons identifié deux problèmes majeurs.

Problèmes de connexion : De nombreux membres de mon équipe m'ont signalé que l'écran de leur ordinateur se figeait ou devenait blanc lorsqu'ils se connectaient au site web. Pour d'autres, il faut 15 à 20 minutes pour se connecter. Impossible de créer un brouillon : Lorsque nous cliquons sur "créer un brouillon", nous sommes redirigés vers le dossier des archives.

Je bloque du temps sur nos agendas pour parler en détail de ces problèmes. J'espère que cela vous convient. N'hésitez pas à me faire savoir si vous souhaitez que je recueille des informations supplémentaires avant notre réunion. Je vous remercie, Jo

Étape 5 : Préciser les délais.

Trop souvent, nous envoyons des courriels demandant aux gens de répondre à une demande sans leur donner de délai. C'est une erreur. Lorsque nous n'indiquons pas aux gens quand nous avons besoin de quelque chose, c'est à eux de décider si la tâche est urgente ou non. Pour éviter cette confusion, précisez au début de votre courriel la date à laquelle vous souhaitez que le destinataire vous réponde. Indiquez la date de fin prévue pour la tâche, la demande ou le retour d'information. Par exemple, la date de fin de la tâche, de la demande ou du retour d'information :

Pourriez-vous répondre à cette enquête avant le vendredi 15 juillet à 15 heures ? Veuillez me faire part de vos commentaires sur mon rapport avant la fin de la journée de demain. Si vous avez besoin de plus de temps, faites-le moi savoir et je m'adapterai. Pouvez-vous rassembler les données dont nous avons discuté pour une réunion à 10 heures le lundi 10 août ?

Conseil de pro : si votre application de messagerie le permet, mettez un délai de deux minutes sur tous les courriels sortants. Cela vous permet de disposer de quelques minutes pour rétracter ou modifier un courriel si vous le souhaitez, et peut s'avérer salvateur lorsque vous appuyez accidentellement sur "envoyer" un brouillon de courriel ou que vous l'envoyez au mauvais destinataire. Voici comment procéder pour Microsoft Outlook. Si vous travaillez avec Gmail, modifiez le paramètre "Annuler l'envoi" pour qu'il dure 30 secondes. L'apprentissage de ces pratiques vous permettra de vous montrer plus réfléchi, plus clair et plus concis lorsque vous communiquerez avec votre patron, vos pairs et vos collègues.