Ecrire des e-mails : 9 conseils pour une formulation parfaite - ingenieur.de

Rédigé par Arthur le Apr 18, 2024

Écrire des e-mails "décontractés" fait aujourd'hui aussi partie du quotidien professionnel des ingénieurs. Les e-mails peuvent parfois être irrespectueux. La question est donc : comment formuler correctement ?

Soyons honnêtes : faisons-nous attention à la formule de politesse et au ton que nous utilisons lorsque nous écrivons des e-mails ? Existe-t-il des règles de politesse pour l'écriture, une sorte de code de conduite pour l'e-mail ? Oui, il y en a une. Et celui qui s'y tient se facilite la tâche ainsi qu'à ses partenaires de communication. Car ce qui est encore acceptable pour les étudiants peut devenir un obstacle à la carrière professionnelle. Envoyer des e-mails de manière professionnelle - nous vous montrons comment faire.

Ecrire des e-mails : 9 conseils pour une formulation parfaite - ingenieur.de

1. Écrire des e-mails : Choisir la bonne formule de politesse

Un e-mail n'est pas un WhatsApp. La lettre électronique remplace de plus en plus la lettre professionnelle classique. En ce qui concerne la forme, rien ou presque n'a changé. Ainsi, le début d'un e-mail doit également comporter une formule de politesse. Avec "Madame, Monsieur", on ne se trompe pas non plus si l'on ne peut pas identifier le destinataire. Sinon, le nom du destinataire est indispensable (Cher Monsieur Müller) et, le cas échéant, le titre académique (Cher Professeur Müller). Entre collègues, il est également possible d'écrire : "Bonjour Monsieur Müller" - si un ton décontracté est souhaité dans l'entreprise. Ce n'est toutefois pas recommandé pour un premier contact.

2. Remplir correctement la ligne d'objet

Avec un e-mail, vous ne voulez faire perdre du temps à personne - c'est pourquoi la ligne d'objet devrait toujours être remplie lors de la rédaction d'un e-mail. Et ce, de manière à ce que le destinataire puisse reconnaître immédiatement de quoi il s'agit concrètement. "Important" ou "Participation" comme objet ne suffisent pas. Et c'est une mauvaise habitude de choisir un ancien e-mail avec son objet obsolète pour un nouveau sujet, par exemple parce que l'on souhaite utiliser la liste de diffusion. La ligne d'objet doit toujours être correctement remplie et à jour. Les 5 plus grands pièges de la communication pour les ingénieurs

3. Aller à l'essentiel dans l'e-mail

Dans un e-mail, il faut toujours écrire des phrases aussi courtes que possible, dont le contenu peut être saisi plus rapidement. Dans l'ensemble, le texte ne doit généralement pas dépasser une page DinA4. Si vous avez plus à communiquer que ce qui tient en cinq lignes - veuillez alors le diviser en paragraphes. Cela facilite la lecture pour le lecteur. Prenez garde à ne pas faire automatiquement de chaque e-mail une circulaire. Au moins, ceux dont vous n'attendez pas de réaction à votre lettre devraient être "CC". C'est là qu'ils doivent être. Et non pas au premier rang des destinataires. Communication : la clé de votre carrière

4. Rester toujours objectif en écrivant un e-mail

Ne vous laissez pas provoquer et ne quittez jamais le niveau des faits lorsque les points de vue divergent. Restez toujours aimable dans le ton. N'oubliez pas : ce que vous avez envoyé une fois, vous ne pouvez plus le reprendre. Si le destinataire imprime le mail, il aura éventuellement quelque chose à vous reprocher par écrit si l'affaire s'envenime. Les divergences d'opinion entre collègues ne devraient en principe pas être réglées par e-mail. Il est préférable de prendre le téléphone ou, mieux encore, de s'asseoir autour d'une table pour régler l'affaire.

5. Éviter les mots étrangers, les abréviations et l'ironie.

Un e-mail n'est pas un quiz ni une plate-forme pour se profiler. Gardez toujours un œil sur le destinataire. Comment les informations lui parviennent-elles ? Telle doit être la question fondamentale. Sinon, vous courez le risque que vos e-mails ne soient même pas lus jusqu'au bout. Autre risque en cas de non-respect : vous vous rendez impopulaire. Et cela peut conduire au KO au travail. D'ailleurs, les smileys et autres emojis n'ont pas leur place dans la correspondance professionnelle.

6. Doser les liens et les pièces jointes avec parcimonie

Ne cachez pas de liens dans le texte du mail. Cela irrite le lecteur s'il est redirigé vers une page Internet au milieu d'une phrase. Placez toujours les liens de manière bien visible dans le texte ou directement à la fin de votre lettre et votre destinataire pourra décider lui-même de cliquer dessus. Candidature : bien formuler les connaissances linguistiques - un aspect en particulier est élémentaire Si vous avez des pièces jointes à envoyer, faites attention à la taille des fichiers. La valeur indicative est de cinq mégaoctets. En cas de dépassement, il est recommandé d'annoncer au préalable le poids de l'e-mail. Les longs délais d'attente à l'ouverture peuvent conduire à ce que les pièces jointes atterrissent dans la corbeille sans être lues. Ou pire encore : votre e-mail encombre la boîte aux lettres du destinataire s'il n'est pas filtré au préalable et n'arrive jamais dans la boîte de réception du destinataire.

7. Ne pas oublier le contrôle final

Les e-mails sont écrits sur le pouce. A la va-vite. Avec des fautes de frappe - ou, ce qui est particulièrement fatal, avec des termes vides de sens parce que l'autocorrection a frappé. Relisez au moins chaque e-mail important après l'avoir terminé. Jetez également un coup d'œil dans le champ du destinataire : si votre courrier est envoyé à la mauvaise adresse, cela donne une mauvaise image de votre fiabilité. Il en va de même si la pièce jointe contient d'autres documents que ceux annoncés dans le courrier.

8. Prendre congé gentiment

N'oubliez pas de terminer votre mail par "Sincères salutations". Les "meilleures salutations" sont également appropriées. En revanche, les "amitiés" relèvent de la correspondance privée. Si quelques e-mails vont et viennent, un simple "Salut" suffit. Pour les courriels professionnels, il faut bien sûr ajouter une signature à la lettre. Avec les numéros de téléphone et l'adresse postale. Car si le destinataire n'a pas d'autre moyen de communication que le courrier électronique, faute d'indications de l'expéditeur, ce n'est pas seulement impoli, mais cela peut aussi prolonger inutilement les accords. La loi prévoit également que la forme juridique et le siège de l'entreprise, le tribunal d'enregistrement et le numéro du registre du commerce ainsi que les noms et prénoms des gérants soient indiqués dans une signature.

9. Écrire des e-mails et attendre 24 heures

Celui qui utilise le média rapide qu'est le courrier électronique ne doit pas s'attendre à ce que le destinataire réponde dans l'heure. Celui qui respecte un délai de 24 heures et ne pose des questions polies qu'au plus tôt se comporte bien. Si vous souhaitez vous informer sur les pires pièges à éviter dans le quotidien professionnel, vous trouverez notre article sur ce thème ici. Et si vous souhaitez également savoir comment vous armer contre les phrases assassines, vous obtiendrez de l'aide ici.