Comment rédiger un courriel professionnel (avec conseils et exemples)

Rédigé par le Apr 18, 2024

Le courrier électronique est l'une des formes de communication écrite les plus utilisées, que ce soit sur le lieu de travail ou en dehors. Un courriel professionnel bien rédigé fournit au destinataire un message amical, clair, concis et exploitable.

Dans cet article, nous expliquons pourquoi il est important de savoir comment rédiger un courriel professionnel, comment en rédiger un, nous examinons des exemples de courriels et nous répondons à certaines questions fréquemment posées sur la communication par courriel.

Comment rédiger un courriel professionnel (avec conseils et exemples)

Pourquoi est-il important de savoir comment rédiger un e-mail professionnel ?

En raison de sa rapidité et de son efficacité, vous utiliserez probablement le courrier électronique dans une certaine mesure, quel que soit votre rôle ou le secteur dans lequel vous travaillez. Comme le courrier électronique et les autres formes de communication numérique ne nous permettent pas de saisir les signaux de communication naturels tels que le langage corporel, il est essentiel de savoir comment rédiger des courriels professionnels clairs et précis. Savoir rédiger un courriel professionnel permet de : gagner du temps être clair montrer ses compétences établir la réputation d'une personne ou d'une entreprise

Comment rédiger un courriel professionnel

Description de l'image "Format d'email professionnel" est le titre de cette infographie qui montre une image d'un exemple d'email.Sur le côté gauche de l'infographie, une liste numérotée indique chaque section de l'email:Ligne d'objetSalutationCorpsClôtureSignatureL'email se lit comme suit:Ligne d'objet : Opportunité de contrat de recherche UXBonjour AmalJ'espère que ce message vous trouvera en bonne santé. Je vous lis aujourd'hui parce que je gère un projet de refonte d'une application au sein de la société ABC et que je recherche un contractant qualifié en recherche UX pour m'aider à analyser plusieurs ensembles de données de tests d'utilisabilité. Il s'agit d'un projet de trois mois débutant le 1er février, et nous estimons qu'il prendra environ 15 heures par semaine. Tout le travail peut être effectué à distance, mais vous êtes invité à utiliser notre espace de travail. N'hésitez pas à me faire savoir si vous êtes intéressé par ce projet et nous pourrons convenir d'un rendez-vous pour en discuter plus en détail. J'attends avec impatience votre réponse. Sincèrement, Alan Directeur de l'expérience utilisateur chez ABC Company, Inc.Les meilleures pratiques pour rédiger des courriels professionnels sont énumérées en bas à gauche de l'infographie:Identifiez votre objectifConsidérez votre publicSoyez concisVérifiez votre courrielUtilisez l'étiquette appropriée N'oubliez pas d'assurer un suivi

1. Utilisez une adresse électronique professionnelle

Une adresse électronique professionnelle est une adresse que vous utilisez pour le travail, souvent une adresse électronique que vous n'utilisez qu'à des fins professionnelles ou pour des communications formelles. Bien que cette adresse vous soit attribuée par l'organisation dans laquelle vous travaillez, si vous envoyez un courriel avant de rejoindre une entreprise, vous pouvez toujours créer une adresse électronique professionnelle. Le format typique est simplement votre nom@ [le domaine]. Par exemple example:yourfullname@thedomainfirstname.lastname@thedomainfirstnamemiddleinitial.lastname@thedomainConseil : Un courriel professionnel se compose généralement de cinq éléments : l'objet, la salutation, le corps du message, la conclusion et la signature

2. Ajoutez une ligne d'objet concise et informative

Il s'agit d'une courte phrase qui résume clairement la raison de votre message électronique ou l'objectif de votre communication. Il est important d'inclure une ligne d'objet lorsque vous envoyez un courriel professionnel afin que votre public sache exactement à quoi s'attendre et soit en mesure de retrouver facilement le message, si nécessaire. Voici quelques conseils concernant l'objet de votre prochain courriel professionnel:Utilisez moins de 60 caractères.Énoncez clairement l'objectif du courriel en une phrase.Envisagez de commencer par le nom du destinataire.Par exemple:Objet : Suivi : Présentation de produit

3. Saluez le destinataire avec une formule de politesse appropriée

Il s'agit de la première ligne de votre courrier électronique, qui sert généralement de formule de politesse. Vous souhaitez que cette salutation corresponde au ton de l'e-mail que vous envoyez - dans ce cas, un ton professionnel. Votre message d'accueil peut varier en fonction de la relation que vous entretenez avec le destinataire. Si vous vous adressez à une personne que vous n'avez jamais rencontrée ou avec laquelle vous entretenez une relation professionnelle formelle, comme un responsable du recrutement ou un nouveau client, vous pouvez commencer par "Cher". Si vous vous adressez à une personne que vous connaissez ou avec laquelle vous entretenez une relation professionnelle familière, comme un collègue ou un responsable, vous pouvez commencer par "Bonjour". Madisyn McKee, responsable expérimentée du marketing numérique et des médias sociaux, a partagé ces conseils sur la rédaction d'e-mails professionnels:Les e-mails professionnels doivent commencer par une formule de salutation et se terminer par une signature. Voici quelques exemples de salutations:Bonjour M. Samson,Bonjour Maria,Cher Dr. Smith,Chers collègues,Cher Jay GuptaConseil : Lors de l'envoi d'un courriel formel, il est conseillé d'utiliser l'expression honorifique "M." ou "Mme" et le nom de famille du destinataire, si vous connaissez les pronoms de genre qu'il préfère. Si vous n'êtes pas sûr des pronoms de genre du destinataire, utilisez son nom complet : 20 façons de commencer un courriel

4. Rédigez le corps de votre e-mail

Tout comme le corps d'une lettre que vous pourriez écrire, c'est ici que vous partagerez l'intégralité de votre message. Quelle que soit la longueur de votre courriel, qui est souvent concis et précis, le message doit permettre d'agir et inclure une remarque finale. Par exemple : Merci d'avoir assisté à la présentation du nouveau produit cet après-midi. J'ai joint un fichier vidéo de l'enregistrement complet pour que vous puissiez le partager avec votre équipe. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à m'en faire part.Conseil : lorsque vous rédigez un message électronique, veillez à ce que votre ton corresponde à votre public.

5. Terminez vos courriels par une signature

La signature est l'endroit où vous vous identifiez par votre nom, votre titre et toute autre information pertinente pour vos communications. La plupart des programmes de messagerie électronique vous permettent de définir une signature fixe qui est automatiquement ajoutée à la fin de chaque courriel que vous envoyez. Les formules de politesse habituelles sont les suivantes : "Salutations", "Best", "Sincerely", "Thanks", "Kind regards", "Kind regards" : Jillian Jones Ingénieur logiciel principal ABC Company, Inc : Comment terminer un e-mail (avec des exemples de conclusion)

6. Relisez votre e-mail

Un courriel sans erreur est une preuve de diligence et de professionnalisme. Avant d'envoyer un courriel, prenez le temps de vérifier qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe, de grammaire ou de syntaxe. Lorsque vous créez un courriel professionnel, veillez à ce qu'il soit simple, concis et dépourvu de toute faute de grammaire ou d'orthographe. Une fois que vous avez fini de relire votre courriel, relisez-le une fois de plus comme si vous étiez le destinataire. Cela peut vous aider à repérer des éléments qui vous auraient échappé lors d'une étape antérieure, par exemple lors de la rédaction ou de l'édition.Conseil : s'il s'agit d'un courriel important destiné à des parties prenantes critiques, vous pouvez demander à votre supérieur direct ou à un collègue de confiance de le relire avant de l'envoyer.En savoir plus.. : 27 conseils de relecture qui amélioreront votre CV

7. Vérifiez les champs du destinataire

Avant d'envoyer votre courriel, vérifiez les champs du destinataire pour vous assurer que vous l'envoyez à la bonne personne, aux bonnes personnes ou au bon groupe. Vous devez également vous assurer que les adresses électroniques sont dans le bon champ. N'oubliez pas:À:L'adresse électronique de la personne ou du groupe à qui votre courriel sera envoyé.CC:Signifie "copie carbone". Toute adresse figurant dans ce champ recevra le même courriel, mais ne sera pas directement adressée dans le courriel.BCC:Ce champ est similaire à "CC", mais l'adresse de courriel est cachée.

8. Planifiez votre e-mail et envoyez-le

Il vous arrive de rédiger un courriel à l'avance ou en dehors des heures de bureau. La programmation d'un courriel peut vous aider à gérer votre temps et à vous assurer que vous envoyez votre courriel à un moment qui convient au destinataire. Tous les clients de messagerie disposent d'une fonction de programmation : 9 bonnes pratiques pour envoyer un courriel professionnel le soir

9. N'oubliez pas de faire un suivi

Enfin, la plupart des gens reçoivent plusieurs courriels par jour, ils peuvent donc manquer ou oublier de répondre à votre message. Si le destinataire n'a pas répondu dans les deux jours ouvrables, pensez à lui envoyer un e-mail de suivi amical : 14 types de faux pas dans les courriels et comment les éviter

Modèles d'e-mails professionnels

Voici trois exemples de modèles d'e-mails professionnels :

Courriel à un nouveau contact

Objet : [Une phrase décrivant le contenu du message]Je m'appelle [votre nom] et je suis [titre du poste] à [nom de l'entreprise]. Je vous écris pour [une ou deux phrases décrivant votre demande], [une ou trois phrases décrivant vos avantages ou ce que vous pouvez offrir en retour], [une phrase décrivant une mesure à prendre]. Dans l'attente d'une réponse de votre part, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

Rédiger un courriel à un groupe

Objet : [Objet] réunion annuléeSalut l'équipe,La réunion [nom de la réunion] prévue pour ce [heure] a été annulée. Je m'excuse pour le retard, mais je sais que tout le monde appréciera ce temps supplémentaire dans sa journée. Nous nous réunirons à nouveau à l'heure prévue le [date].Merci, [Votre nom] [Votre titre].

Rédiger un courriel de suivi

Objet : Re : Disponibilité pour une réunion de présentationSi [Nom]Je voulais juste vérifier la date de votre réunion avec [Nom], faites-moi savoir si [date] ou [date] convient mieux à votre emploi du temps. Je voudrais savoir si [date] ou [date] convient mieux à votre emploi du temps. Merci ![Votre nom][Votre titre][Votre entreprise]

Questions fréquemment posées

Quand faut-il utiliser CC et BCC dans un e-mail ? Rappelez-vous que "CC" envoie une copie carbone à toute personne dont l'adresse e-mail figure dans le champ CC :, et que BCC fait de même, seule l'adresse du destinataire étant masquée. Vous utiliserez CC si vous souhaitez envoyer une copie à d'autres personnes publiquement, par exemple à un collègue que vous souhaitez tenir informé de l'avancement d'un projet. Voici quelques exemples de situations où vous pourriez utiliser BCC au travail:Lorsque vous rédigez une liste de diffusion comprenant des personnes qui ne se connaissent pas entre ellesEn envoyant une lettre d'information à une liste d'abonnésEn adressant un message d'adieu à vos collègues ou à vos clientsQu'est-ce qu'il faut éviter dans l'objet d'un message électronique ? En une phrase courte (mais pas trop), résumez le message de votre courriel pour aider le(s) destinataire(s) à savoir à quoi s'attendre lorsqu'il(s) le lirai(en)t (ou le consulterai(en)t) dans sa boîte de réception.Conseils pour la rédaction d'un courrielVoici quelques points à garder à l'esprit lors de la rédaction d'un courriel:Identifiez votre objectif : avant de rédiger un courriel, demandez-vous ce que vous voulez que le destinataire fasse après l'avoir lu. Une fois que vous avez déterminé l'objectif de votre courriel, vous pouvez vous assurer que tout ce que vous incluez dans votre message soutient cette action.Restez concis : Votre public n'a peut-être pas beaucoup de temps pour lire votre courriel, c'est pourquoi votre message doit être aussi bref que possible, sans pour autant omettre des informations essentielles. Essayez de ne pas aborder trop de sujets à la fois, car cela peut rendre votre message long et difficile à suivre.Utilisez l'étiquette appropriée : Incluez une salutation et une conclusion courtoises pour paraître amical et poli. En outre, tenez compte du destinataire et de son temps. Par exemple, à moins qu'il ne s'agisse d'une urgence, évitez d'envoyer un courriel à un contact pour lui demander quelque chose en dehors des heures de travail ou pendant qu'il est en congé.Améliorez votre CVMettez en valeur vos compétences avec l'aide d'un expert en CV.