Rédiger et répondre à des e-mails professionnels

Rédigé par Arthur le Apr 18, 2024

Est-ce que tu as aussi du mal à répondre à un e-mail ou à en écrire un ? Au début, les débutants ont surtout du mal à rédiger des messages correctement, même sur le plan formel. Voici comment répondre correctement aux e-mails et rédiger des e-mails professionnels avec assurance.

Conseils généraux pour les e-mails.

Il faut faire très attention, en particulier pour les candidatures en ligne et les contacts par e-mail avec les responsables du personnel ou les employeurs potentiels. Dans le cas des e-mails professionnels, la "nétiquette" entre en jeu et doit être respectée dans tout échange d'informations électronique. Le mot "nétiquette" est la contraction de net, qui signifie "Internet", et d'étiquette, qui signifie "bonne conduite". Il s'agit d'un ensemble de règles à respecter lors de la rédaction et de la réponse à des e-mails, en particulier dans le cadre du processus de candidature et des e-mails professionnels. Les e-mails non privés doivent donc, tout comme les lettres, être pertinents, corrects et contenir des messages clairs. La demande doit être formulée de manière claire et précise et en phrases courtes. Cela permet au destinataire de gagner du temps et facilite la compréhension.

Timing.

La réponse à un e-mail professionnel ou officiel doit être envoyée dans les 24 heures. Les week-ends constituent une exception. En cas de vacances, il convient d'indiquer par une note d'absence que la réponse pourrait être retardée.

Absence.

En cas d'empêchement professionnel, il convient de mettre en place un message d'absence afin que les expéditeurs soient informés qu'ils doivent attendre la réponse. Exemple de message d'absence : Madame, Monsieur, Nous vous remercions de votre message. Je suis malheureusement absent du bureau du [date] au [date] inclus et ne peux donc pas répondre à votre message. Votre message ne sera pas transmis. En cas d'urgence, veuillez vous adresser à mon collègue Monsieur/Madame [nom] à [adresse e-mail]. Merci de votre compréhension. Avec mes meilleures salutations.

Rédiger et répondre à des e-mails professionnels

Longueur d'un e-mail.

Si tu dois écrire et répondre à des e-mails dans le cadre de ton travail, tu dois absolument faire attention à la longueur de ton message. En règle générale, tu peux retenir que le message complet doit être visible sur l'écran d'un ordinateur portable, sans que le lecteur ait à faire défiler la page vers le bas.

Structurer correctement les e-mails.

La structure correcte d'un e-mail : ligne d'objet en forme de scie formule de politesse phrase d'introduction courte corps du message structuré en paragraphes phrase de conclusion amicale pour prendre congé Formule de salutations, ne pas abréger en MfG ! Prénom et nom de l'expéditeur. Dans le cas d'un e-mail professionnel, il est suivi d'une signature et des informations relatives au droit de la société.

Pièces jointes dans les e-mails.

Bien sûr, les e-mails servent souvent à transmettre des documents. Attention toutefois aux pièces jointes : de faire brièvement référence à la pièce jointe dans le texte et de préciser quel est son document : Tu trouveras ci-joint la liste des dépenses dans un fichier Excel. Ne pas dépasser la taille de l'annexe de 2 Mo à 5 Mo. Ne pas envoyer trop de documents ou uniquement des documents vraiment utiles. Pour les e-mails envoyés en dehors de l'entreprise, utiliser des formats tels que PDF, JPG ou ZIP qui peuvent être ouverts par tous. N'oublie pas que les lecteurs doivent d'abord ouvrir la pièce jointe, puis la télécharger et la sauvegarder. Cela prend du temps. Il est donc plus judicieux, pour les e-mails internes à l'entreprise, d'envoyer un lien vers le document sur le serveur de l'entreprise plutôt qu'une pièce jointe. Il est également possible d'insérer une image d'aperçu dans le message, par exemple lorsqu'il s'agit d'un vote rapide.

E-mail ou entretien personnel ?

C'est justement dans le cas de sujets complexes ou de grande portée que tu devrais peser le pour et le contre entre un e-mail et un entretien personnel. Il est souvent plus efficace et plus rapide d'expliquer les faits à son interlocuteur lors d'un entretien que par écrit. Ainsi, avant de t'efforcer pendant une demi-heure de mettre tes explications par écrit, puis de faire encore cinq allers-retours de messages pour clarifier les questions qui se sont posées, il est plus judicieux de décrocher brièvement le téléphone ou de convenir d'un rendez-vous personnel. Ensuite, il est toujours possible d'écrire un e-mail dans lequel on reprend les points les plus importants. L'importance des e-mails dans notre communication est également illustrée par le graphique suivant, qui montre la part des e-mails envoyés chaque année (sans les spams !) rien qu'en Allemagne : Source : statista.de (2018) : https://de.statista.com/statistik/daten/studie/392576/umfrage/anzahl-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr/

Guide pour écrire un e-mail.

Le bon début.

L'objet se trouve juste avant. Les lecteurs le voient avant même d'ouvrir l'e-mail. La ligne d'objet doit permettre aux destinataires de comprendre immédiatement de quoi il s'agit dans le message. Par exemple : Entretien avec un collaborateur le vendredi 3 mai. Invitation au séminaire "Soft Skills". Documents de présentation pour la réunion client avec XYZ La formule de politesse correcte et complète est tout aussi importante que l'objet de l'e-mail. En ce qui concerne la formule de politesse, Cher(e) Madame/Monsieur XY s'est imposé(e). Si l'on a déjà échangé quelques messages, on peut parfois aussi utiliser la formule plus informelle "Bonjour Madame/Monsieur XY". Et pour les collègues de travail avec lesquels on se tutoie, un bonjour Klaus est également acceptable. Il est également important d'utiliser correctement le titre dans le courriel. Si tu écris "professeurs d'université", le mot "professeur" est toujours écrit en toutes lettres et le titre de docteur est abrégé en "Dr". Si le destinataire porte plusieurs titres, par exemple professeur Dr. Müller, seul le titre le plus élevé est mentionné dans la formule de politesse, dans ce cas professeur Müller.

Structuration dans le corps du texte.

Dans le corps du texte, tu dois parler brièvement de ce que tu veux dire aux lecteurs. Veille à éviter les phrases alambiquées et à utiliser de préférence des phrases principales. Pour faciliter la lecture, tu peux mettre en gras les mots avec parcimonie ( !) afin de mettre en évidence les informations importantes. Les puces et les paragraphes peuvent également aider les lecteurs à saisir rapidement le contenu et à répondre aux différents points d'un e-mail.

Style et formalités.

Un e-mail n'est pas une conversation téléphonique, c'est pourquoi il ne doit pas être écrit comme une conversation décontractée. Si tu veux que ton message soit pris au sérieux, veille à ce que l'orthographe, la grammaire, la ponctuation et les majuscules soient correctes.

Conclusion.

La fin de ton e-mail doit contenir une formule de conclusion et un mot de bienvenue. La forme la plus courante est "cordialement", mais n'utilise pas l'abréviation "MFG". D'autres possibilités sont les suivantes : "Amitiés" ou avec un complément comme "Amitiés et bon week-end / Amitiés et bonnes vacances / Amitiés de Berlin". Ensuite, tu ne mets pas de virgule, mais tu termines par ton nom et ton prénom ainsi que ta signature e-mail. Tu peux également inclure la formule de salutations ainsi que ton nom dans ta signature.

Répondre correctement à un e-mail.

Lorsque tu réponds à un e-mail, tu dois tenir compte des points mentionnés ci-dessus et inclure les informations suivantes afin que les lecteurs s'y retrouvent.

Actualiser la ligne d'objet.

Si, par exemple, l'objet du premier contact est "Candidature pour un poste de stagiaire en contrôle de gestion", l'objet de la réponse doit se référer à l'e-mail reçu, par exemple "Prise de rendez-vous pour un entretien d'embauche". Si tu réponds sans contenu nouveau significatif, l'abréviation "RE", généralement insérée automatiquement, suffit pour que les lecteurs sachent qu'il s'agit d'une réponse à un e-mail.

Formalité.

Ton texte de réponse est placé au-dessus du message original afin que les interlocuteurs puissent relire l'historique des e-mails pour s'en souvenir. Lors de la réponse, fais également attention aux personnes qui ont éventuellement été mises en CC. Il est également obligatoire de s'adresser correctement à la personne qui répond - il n'y a rien de plus impoli que de répondre tout de suite. Surtout si tu écris à des personnes plus haut placées dans la hiérarchie, il n'est jamais inutile d'ajouter Merci beaucoup pour votre message ou Merci beaucoup pour votre réponse rapide après la formule de politesse et avant le corps du texte.

Ces erreurs devraient être évitées dans les e-mails.

Fautes de frappe : le contenu d'un e-mail doit être vérifié une dernière fois avant d'être envoyé, car les fautes de frappe ne perturbent pas seulement la fluidité de la lecture, mais donnent également une impression de manque de professionnalisme. Plaisanteries et smileys : les plaisanteries et les smileys n'ont pas leur place dans les e-mails officiels et professionnels. Ce qui est tout à fait acceptable lors d'un échange avec des amis ou des connaissances est moins bien perçu par les responsables des ressources humaines ou les cadres, les clients ou les partenaires commerciaux. Les abréviations : FYI ("for your information") ou RSVP ("réponse demandée") déroutent généralement les lecteurs et devraient être utilisées avec parcimonie, voire pas du tout. Dans le texte courant, on peut bien sûr utiliser par exemple, ou, etc. Ironie : les expressions ironiques devraient également être évitées. Des études ont en effet montré que la majorité des lecteurs ne comprennent pas l'ironie dans le sens de l'expéditeur. Liens : Les liens dans les e-mails peuvent s'écarter du sujet réel et créer ainsi une certaine confusion. Toutefois, s'il existe un lien vers une page ou un document pertinent, il est judicieux d'en créer un. Les points d'exclamation : Les points d'exclamation dans la correspondance sont rapidement perçus comme des "cris". Surtout lorsqu'il s'agit d'e-mails de demande, les points d'exclamation peuvent rapidement être perçus comme agressifs ! Il ne faut donc pas s'attendre à une réponse aimable ! Il faut absolument éviter d'utiliser plusieurs points d'exclamation à la suite, même si ta demande est urgente !!!! CC : évite d'écrire ou de mettre en CC trop de personnes.